С 2014 по 2019 год включительно компания имеет стабильный рост, не было необходимости работать с госзаказами. В 2020 году, в связи с санитарно- эпидемиологической обстановкой, компания показывает значительное снижение выручки. Например, дополнительное образование в области охраны труда стало не актуально для большинства предприятий, поскольку все проверки Инспекцией по труду были отменены или перенесены на будущие периоды.

Компания приняла решение попробовать рынок госзаказа. Ранее они пробовали участвовать и выигрывали в среднем 1 контракт в месяц в среднем на 66 000 рублей в месяц. Средний чек по услугам 25 000 рублей.

Тарифный план – «Старт»
Срок действия – один месяц

Задача:

• Запустить процесс эффективной работы с государственным заказом
• Выработать эффективную стратегию работы
  Выиграть контрактов на сумму, превышающую 100 000 рублей

Проблемы:

• высокое снижение по сравнению с начальной максимальной ценой. В среднем в данной нише снижение идет на 70% от начальной максимальной цены;
• большое количество участников. В среднем на каждую закупку заходит более 10 участников.

Результаты:

• Налажена эффективная работа с ответственными сотрудниками. Благодаря совместной работе, время от выбора закупки до подачи заявки всего 4 часа.
• Выработана эффективная стратегия работы. Были выбраны регионы, в которых конкуренция и снижение стоимости были наименьшие, в отличие, например, от Северо-Западного Федерального округа, в котором и расположен центр. В закупках по регионам многие отказывались участвовать, т.к. не готовы там проводить обучение.
• Подано 12 заявок, из них 4 победы, что составило 33,3 % побед
• Выиграно 4 контракта на сумму 276 659,39рублей, средняя стоимость 1 контракта составляет 69 000 рублей.

Планы:

• Перейти на тарифный план «6 месяцев», т.к. стоимость 1 месяца составляет 8 333 рубля, в тариф входит 20 подач, при этом стоимость 1 подачи составит 416 рублей.
• За новый период заключить контракты на сумму порядка 2 000 000 руб.

На момент обращения к нам компания уже активно работала с государственным заказом.В штате имелся собственный тендерный отдел. В 2020 году они, как и многие компании столкнулись со снижением выручки и в поисках оптимизации расходов, решили попробовать отдать тендерное сопровождение на аутсорсинг.

Тарифный план – «3 месяца» с индивидуальными условиями по %

Срок действия – 3 месяца

Задача:

• Наладить работу с планово-экономическим отделом;
• Выработать эффективную стратегию работ;
• Выиграть контрактов на сумму, превышающую 10 000 000 рублей.

Проблемы:

• высокая конкуренция по экономически выгодным закупкам
• невыгодные условия по многим строительным тендерам (низкая прибыль или очень большая отсрочка по оплате по выполненным работам, где-то может до 180 дней).

Результаты:

• Налажена работа с ответственными сотрудниками планово-экономического отдела. За первый месяц работы трудозатраты по времени на расчет одинаковы при работе тендерного специалиста в штате и нашего специалиста, т.е. нагрузка на сотрудников клиента не увеличилась.
• Выработана эффективная стратегия работы. Были выбраны регионы, в которых конкуренция и снижение стоимости были наименьшие, отобраны Заказчики наиболее интересные клиенту,в том числе и по 223-ФЗ. Ранее клиент не участвовал в закупках по 223-ФЗ. 
• Для участия и исполнения получены банковские гарантии по ставке 2,5% годовых без обеспечения. Ранее клиент получал гарантии в своем банке (Райффайзен банк) под депозит, с нашей помощью клиент смог вернуть в оборот 10% средств.
• За 3 месяца подано 39 заявок, из них 9 побед, что составило 23 % побед
• Выиграно 9 контракта на сумму 48 162 342,61 рублей, средняя стоимость 1 контракта составляет 5 351 000 рублей.
• Клиент снизил издержки на тендерном отделе. Мы согласовывали индивидуальные условия по % с побед. Содержание тендерного специалиста и дополнительная нагрузка на юриста обходилась в 83 000 руб/месяц и 249 000 рублей в квартал. Экономия составила 30%. А вот качество по словам директора увеличилось на 100%.

Планы:

• Клиент перешел на тарифный план «12 месяцев» с индивидуальными условия по %
•  За новый период заключить контракты на сумму порядка 200 000 000 руб.

Компания занимается торговлей спортивного инвентаря, тренажеров, и прочими спортивными товарами, включая велосипеды.

Она к нам обратилась для подготовки участия в гос.закупках. Они уже подобрали необходимую закупку, перед нами была задача подготовить весь пакет документов.

Тарифный план – без тарифа, разовая подготовка заявки.
Срок действия – без срока действия

Задача: Подготовить необходимый пакет документов и принять участие в тендере.

 Проблемы:

• клиент обратился к нам за помощью за 1 день до окончания подачи заявок, ответственный сотрудник заболел и пришлось этим заниматься руководителю.
• компьютер руководителя не был подготовлен к работе по эцп, т.к. ранее этим занимался знакомый тендерный специалист.

Результаты:

• Сделаны постройки компьютера для работы на площадке, установлены плагины и Крипто.про
• Подготовлена заявка и проведено участие в торгах. Работа удаленно.
• Заявка допущена, контракт выигран.

Планы: Обращаться далее, если потребуется необходимость в подготовке разовых заявок.

Дано: 

• Конец декабря 2020;
• Закупка по 223-ФЗ на поставку спортивного оборудования для нужд ПАО Сбербанк;
• Короткие сроки на подготовку и подачу заявки;
• Лот состоял из 70 позиций с объемными техническими характеристиками каждого товара;
• Помимо стандартных документов банк требовал внушительный список финансовых документов.

Вот некоторые из них, для примера:

• Бухгалтерский баланс – форма №1
• Отчет о финансовых результатах – форма №2
• Отчет об изменениях капитала – форма №3
• Аудиторское заключение к годовой отчетности и ещё + 8 справок, отчетов, расшифровок.

Просто тендерному специалисту и клиенту было бы невозможно справиться с таким объемом работы, некоторые документы просто были вне поля компетенции.

Поэтому, заявку готовили двумя отделами нашей компании: тендерным и финансовым.

Что было сделано:

• запрошены и представлены формы документов;
• на отсутствующие документы написаны письма обоснования;
• клиент был отправлен в банк для получения справок;
• составлена форма заявки.

Результат:

• За два дня собрали весь пакет документов и подали заявку;
• Заявка была допущена и была единственной;
• Клиент заключил контракт без снижения по начальной максимальной цене.

Дано:

• компания из Санкт-Петербурга, осуществляющая услуги по грузоперевозкам по территории Российской Федерации
• Нет опыта участия в госзакупках

Отсутствие опыта и небольшой срок существования – осложняют участие в закупках и накладывают ограничения на получение банковских гарантий на участие и исполнение. Штат организации небольшой, поэтому некому передать в дополнительную нагрузку качественную проработку участия в тендерах, а штатный тендерный специалист существенно увеличивает расходы на его содержание.

Период работы: март-апрель 2021 года

Задача: положить начало участию в госзакупках и, за возможный минимальный срок, получить положительный опыт для участия в более сложных и выгодных закупках

Решение:

• Выпуск ЭЦП и аккредитация на 8 федеральных площадках;
• Анализ сферы деятельности;
• Подборка закупок, выбор наиболее интересных и анализ их документации;
• Согласно перечню нестоимостных критериев оценки, подготовка пакета документов, обеспечивающих максимальное количество баллов в конкурсах по 223-ФЗ;
• Подача заявки на участие в конкурсах по 223-ФЗ.

Результат: Победа в конкурсе с максимальным количеством баллов с первой поданной заявки

Дано: необходимо получить две банковские гарантии на 11,7 млн и 7,8 млн по точной форме заказчика, при этом суммы, даты и номер договора изменяются в процессе выпуска БГ. 

Клиент: отсутствие сопоставимого опыта, наличие открытых арбитражей, в которых компания выступала ответчиком, разница во времени на 4 часа

Коллеги, которые нас читают согласятся, что банки не любят выдавать банковские гарантии на коммерческие заявки. Но клиенту нужна наша помощь - разве можно его бросить в такой ситуации?!

Решение: Клиент переживает. Чтобы вернуть спокойствие, заранее прорабатываем и показываем нашу стратегию:

• Подбираем банки, лояльные к выявленным проблемам
• Согласовываем с выбранными банками форму заказчика
• Полученные от банков проекты гарантии направляем на предварительное согласование с заказчиком
• Заранее готовим ответы на запрос банка по поводу изменения сумм и сроков после подписания контрактов

На всех этапах мы на оперативной связи с клиентом и с менеджером банка, из-за разницы во времени, нельзя терять ни минуты. Даты контракта постоянно смещаются - мы на низком старте, так как гарантии нужны будут на следующий день после подписания.

• Контракт подписан, через час получаем сканы от клиента.
• Направляем пакет документов в банк и ждем оформления гарантии.

До конца рабочего дня остаются минуты... И это было лучшее завершение дня - гарантия выпущена! Без депозита и залога, по вменяемым ставкам.

Результат: Клиент доволен и получил заветный аванс. Заказчик доволен - он выбрал исполнителя и уверен в ожидаемом результате.

Слышали про эффект бабочки? До этого момента мы сами не представляли, как выпуск банковской гарантии может затронуть жизнь застройщика, его субподрядчиков, покупателей - будущих жильцов ЖК, на окончание застройки которого влияло получит ли наш клиент банковскую гарантию.

Дано: События декабря 2020 года. Закупка на выполнение проектных работ для завершения строительства жилого дома, почти на пол миллиарда.

Клиент: компания, занимаются проектными работами, имеют опыт исполнения коммерческих контрактов, но с крупным проектом в гос.сфере опыта не имеют. 

Логические и технические ошибки при сдачи бухгалтерской отчетности за 2019 г в налоговую бухгалтером, который в начале 2020 года уволился и передал ведение дел новому специалист.

Решение: 

На выходе, комплекс препятствий для выпуска гарантии: 

• отсутствие соизмеримого опыта исполнения гос.контракта;
• несостыковки в бухгалтерской отчетности;
• через неделю наступали новогодние каникулы, а значит банки перегружены работой.

Без отчетности невозможно получить гарантию, поэтому мы убеждаем бухгалтера, что необходимо сдать корректировку за 2019 год. Через 3 дня после подачи корректировок, налоговая обновила сведения и мы с клиентом отправили заявки в банки. 

Нельзя забывать о проблеме с опытом клиента. Параллельно с подачей корректировок в налоговую, мы приступили к выбору банков, которые оценивают общую контрактную базу, а не только контракты с госзаказчиками. Банкам надо было обосновать возможность "переварить" крупный для предприятия контракт. Для этого мы свели и подготовили технико-экономические обоснование, данные по штату сотрудников, их опыту и квалификации и еще очень много документов.

Результат: Крайний срок подписания был назначен заказчиком на 15 января 2021. 14 числа клиент оплатил комиссию и получил банковскую гарантию. Недостроенный жилой комплекс будет достроен! Его новый проект уже разрабатывается классными специалистами!